城市檔案是城市建設(shè)的記錄，是城市發(fā)展的歷史見證。當(dāng)前城建檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案組成，紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案各有利弊，二者兼容并蓄才能更好地提升城建檔案工作的功效。不過，在當(dāng)前信息化、網(wǎng)絡(luò)化的多媒體時代，數(shù)字化城建檔案的優(yōu)勢更加凸顯、價值日益提升，加快建設(shè)數(shù)字化城建檔案勢在必行。
首先，城建檔案數(shù)字化建設(shè)可為城市消防、搶險和維修等工作提供及時準(zhǔn)確的“情報”。城市檔案是了解城市骨架和管網(wǎng)的“指紋”，是采取應(yīng)急措施的“眼睛”，是城市管理的好參謀。在應(yīng)對自然災(zāi)害和人為破壞時，通過數(shù)字化城建檔案的利用，城市管理和搶險救援等工作會事半功倍、高效快捷。其次，城建檔案數(shù)字化查閱無須直接接觸紙質(zhì)檔案原件，可更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案，降低了紙質(zhì)檔案原件丟失、污損的風(fēng)險。三是城建檔案數(shù)字化后，借助計算機(jī)及相關(guān)管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)檔案的智能檢索，甚至通過網(wǎng)絡(luò)可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的異地查閱，省去很多審批、調(diào)閱的過程和環(huán)節(jié)，無疑能大大提升檔案服務(wù)水平、質(zhì)量和效率。此外，紙質(zhì)檔案經(jīng)數(shù)字化處理，通過城建檔案檢索利用系統(tǒng)，可直接與相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)對接，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，推動各相關(guān)單位、部門的信息資源綜合利用。
雖然城建檔案的數(shù)字化建設(shè)意義重大，但在具體實(shí)踐中還存在一些問題?？梢哉f，大多數(shù)地區(qū)城建檔案數(shù)字化建設(shè)水平與城市發(fā)展的先進(jìn)程度極不匹配。一是檔案管理人員年齡偏大，專業(yè)水平不高，特別是應(yīng)用新技術(shù)的水平較低。即便配備了精良的基礎(chǔ)設(shè)施和科技設(shè)備，也可能因技術(shù)掌握不夠而使設(shè)備閑置。這使得不僅不能有效開展城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，還要請人對那些設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，形成極大浪費(fèi)。目前，社會上沒有城建檔案的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，高等院校中也沒有設(shè)置該專業(yè)，這對城建檔案管理隊伍建設(shè)造成了很大不便。二是經(jīng)費(fèi)投入不足，系統(tǒng)程序開發(fā)緩慢。城建檔案管理制度不完善，社會各界重視程度不夠。主要體現(xiàn)在硬件購買、維護(hù)，機(jī)房建設(shè)，云平臺建設(shè)，環(huán)境優(yōu)化上經(jīng)費(fèi)投入不足，更新?lián)Q代慢；投入得不到保障，沒有更多的經(jīng)費(fèi)保障系統(tǒng)程序的開發(fā)與利用，更談不上升級換代。三是普及速度較慢，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。目前市場上并未出現(xiàn)可兼容的城建檔案數(shù)字化管理軟件，不同地區(qū)多使用自行研發(fā)的軟件管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，技術(shù)不支持，一般難以兼容，更談不上普及推廣，不能形成資源互用、信息共享的優(yōu)勢，嚴(yán)重阻礙了城建檔案數(shù)字化的廣泛應(yīng)用。
鑒于此，城建檔案的數(shù)字化建設(shè)在硬件發(fā)展的基礎(chǔ)上，更要側(cè)重對軟件的建設(shè)，通過對城建檔案數(shù)字化的管理與應(yīng)用，加強(qiáng)軟硬件整合力度，提升城建數(shù)字化檔案的功效。城建檔案館和相關(guān)工作人員應(yīng)從以下幾個方面加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)：引進(jìn)培養(yǎng)高層次城建檔案管理人才；規(guī)范管理城建數(shù)字化檔案；注重數(shù)字化檔案脫機(jī)保管；電子檔案合理移出、備份；數(shù)字化檔案科學(xué)鑒定。
在當(dāng)前構(gòu)建服務(wù)型政府的背景下，城建檔案部門在思想觀念上要重視城建檔案數(shù)字化建設(shè)，通過學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)能力，在具體的工作實(shí)踐中提升城建數(shù)字化檔案的功效，為宜居城市的建設(shè)、運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮應(yīng)有的作用，不斷滿足人民群眾對美好生活的向往。
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